Gérez vos Workspaces Power BI comme un expert

par | 27 mai 2025

Introduction

La bonne gestion des Workspaces Power BI  est un élément central dans tout environnement Self-Service BI. Ces espaces de travail permettent aux équipes de collaborer efficacement, tout en assurant la sécurité et la gouvernance des données.

Sans une structure claire, les Workspaces peuvent vite devenir source de confusion : duplication de rapports, accès non maîtrisés, maintenance complexe…
Dans cet article, nous vous présentons les meilleures pratiques pour structurer, sécuriser et optimiser vos Power BI Workspaces, tout en garantissant un équilibre entre autonomie des utilisateurs et contrôle IT.

 

1. Qu’est-ce qu’un Workspace dans Power BI ?

Un Workspace Power BI est un espace collaboratif conçu pour permettre aux équipes de :

  • Créer et partager des rapports et tableaux de bord,

  • Gérer les accès via des rôles et des permissions,

  • Publier des jeux de données standardisés et réutilisables.

On distingue deux types de Workspaces :

  • Mon Espace de Travail (My Workspace) : usage personnel, limité en termes de partage et de gouvernance.

  • Workspaces Collaboratifs : espaces d’équipe dédiés au partage et à la collaboration sur des rapports et jeux de données.

Une gestion maîtrisée des Workspaces Power BI évite le chaos, sécurise les données et facilite la gouvernance.

L’image illustre les 3 raisons principales de bien gérer ses Workspaces Power BI.

 

2. Organisation et Structuration des Workspaces

Pour une gestion efficace, il est essentiel de structurer les Workspaces selon une logique cohérente, par exemple :

  • Par domaine métier : Finance, RH, Marketing, Ventes …

  • Par environnement : Développement, Test, Production.

  • Par projet stratégique : Un Workspace dédié à chaque projet.

Exemple d’architecture de Workspaces :

 

Workspace Objectif
Finance - ProdCentralisation des rapports financiers partagés avec la direction.
Finance - DevEspace de travail pour concevoir et tester des rapports avant publication.
Ventes - EuropeRapports dédiés aux performances commerciales en Europe.

 

3. Définir les rôles et permissions dans Power BI

Power BI propose quatre rôles pour gérer les accès aux Workspaces :

 

RôlePermissions
AdminGestion complète du Workspace (ajout/suppression d’utilisateurs, modification des paramètres).
MembrePeut modifier les jeux de données et les rapports.
ContributeurPeut publier et modifier des rapports mais sans gérer les accès.
LecteurPeut seulement visualiser les rapports et tableaux de bord.
Bonnes pratiques :

  • Restreindre les rôles Admin aux gestionnaires de données,

  • Assigner les rôles selon les besoins réels pour éviter des actions non désirées,

  • Utiliser la Row-Level Security (RLS) pour filtrer les données sensibles selon les utilisateurs.

 

4. Centraliser les modèles de données partagés

La centralisation des modèles favorise la cohérence des analyses, limite la redondance et facilite la maintenance. Elle permet également d’instaurer une source unique de vérité.

 

Centraliser les modèles et structurer vos Workspaces permet d'assurer cohérence, sécurité, efficacité et une maintenance allégée.

Cette image présente les principaux avantages d’un modèle de données centralisé dans Power BI.

 

➠ Mise en œuvre de la centralisation avec Power BI

Microsoft recommande l’usage des dataflows (flux de données) pour préparer et transformer les données de manière centralisée. Ces flux peuvent ensuite être réutilisés dans différents rapports ou modèles sémantiques.
Étapes clés pour structurer les Workspaces dans Power BI : flux de données, connexions, actualisations et accès

Les 4 étapes clés pour structurer efficacement la gestion des données dans Power BI.

 

5. Faciliter la découverte et la réutilisation des modèles 

Une fois les modèles partagés centralisés, il est important de les rendre accessibles aux utilisateurs métier. Voici quelques actions concrètes :

  • Créer un catalogue des datasets : liste centralisée avec descriptions claires, cela aide les utilisateurs à comprendre la nature et l’utilisation de chaque dataset.

Catalogue centralisé des datasets dans Power BI pour une meilleure compréhension et réutilisation des données

Vue du catalogue des datasets dans Power BI, avec informations sur l’usage, l’endossement et le propriétaire.

 

  • Faciliter l’exploration : mise en place de filtres, tags ou catégories, qui permettent aux analystes métiers de rechercher et d’explorer facilement les modèles existants.

  • Standardiser les métadonnées : noms uniformes, descriptions claires pour chaque colonne ou mesure.

  • Former les utilisateurs : proposer des guides, formations ou utiliser les Power BI Apps pour centraliser l’accès.

6. Sécurité et Gouvernance des Workspaces dans Power BI

Assurer la sécurité et une gouvernance efficace des espaces de travail (workspaces) dans Power BI est essentiel pour protéger les données sensibles et garantir une utilisation conforme aux politiques de l’organisation. Voici des pratiques recommandées pour renforcer la sécurité et la gouvernance des espaces de travail :

 

➠ Éviter l’utilisation de « Mon Espace de Travail » pour les rapports collaboratifs

« Mon Espace de Travail » est conçu pour un usage personnel et n’offre pas les fonctionnalités de collaboration nécessaires pour les équipes. Pour les rapports nécessitant une collaboration, il est recommandé d’utiliser des espaces de travail dédiés où les rôles et les autorisations peuvent être gérés de manière appropriée.

 

➠ Restreindre les accès aux espaces de travail sensibles en utilisant Azure AD Security Groups

L’utilisation des Groupes de sécurité Azure Active Directory (Azure AD) permet de contrôler efficacement l’accès aux espaces de travail sensibles. En assignant des rôles spécifiques à ces groupes, vous pouvez gérer les autorisations de manière centralisée et assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux données critiques.

 

Prérequis : Assurez-vous de disposer du rôle de sécurité Administrateur système, ou d’autorisations équivalentes.

Étapes à suivre pour restreindre les accès :

  1. Connectez-vous au centre d’administration Power Platform.
  2. Sélectionnez un environnement, puis sélectionnez Paramètres>Utilisateurs + autorisations>Équipes.
  3. Sélectionnez + Créer une équipe.
  4. Renseignez les informations suivantes :
Étapes pour restreindre l’accès dans Power Platform via la création d’une équipe

Formulaire de création d’une équipe dans le centre d’administration Power Platform pour restreindre les accès.

 

➠ Activer l’authentification multifacteur pour protéger l’accès aux rapports critiques

L’authentification multifacteur (MFA) ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant une vérification additionnelle lors de la connexion. En activant la MFA, vous réduisez significativement le risque d’accès non autorisé, même si les informations d’identification d’un utilisateur sont compromises.

 

Paramètres de sécurité MFA dans Office 365 avec options de vérification et mémorisation sur appareils de confiance.

Paramètres de configuration de l’authentification multifacteur (MFA) dans Office 365.

 

Conclusion : Une BI Plus Structurée et Sécurisée

Adopter une gestion rigoureuse des Workspaces dans Power BI permet aux entreprises de :

  • Structurer efficacement l’organisation des données,

  • Sécuriser les accès et garantir la conformité,

  • Éviter la redondance et optimiser les performances,

  • Promouvoir la réutilisation des modèles pour un gain de temps et de qualité analytique.

Grâce à ces bonnes pratiques, les équipes IT et les métiers collaborent plus sereinement, dans un cadre maîtrisé et orienté vers l’efficacité.

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Manal Rhiwi

Manal est une consultante expérimentée en Business Intelligence, reconnue pour son sérieux et son sens de l'écoute, Elle accompagne nos clients dans l'analyse de leurs besoins et la mise en place de solutions adaptées. Grâce à sa maîtrise des outils SAP et de la technologie HANA, elle contribue à améliorer la performance des processus décisionnels tout en valorisant les données de manière efficace.

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