En cette fin de période confinement, SAC se déconfine également en proposant une nouvelle fonctionnalité de partage et d’ouverture avec désormais la possibilité de planifier et de distribuer des stories et des applications.
Mais voilà, comme pour le déconfinement cette fonctionnalité ne sera pas disponible pour tout le monde.
De même qu’il y a des départements rouges et verts, il y aura des « nuages » rouges et verts …. Et même si vous êtes vert il y aura tout de même des restrictions.
Faisons le point sur cette nouvelle fonctionnalité:
C’est quoi une publication ?
- Une publication dans SAC prend la forme d’un fichier PDF (dans un premier temps, d’autres formats sont attendus)
- La publication peut être générée à partir d’une story ou d’une Application (Analytics Designer)
Vers quelle destination vais-je pouvoir publier ?
- La publication permet d’envoyer un mail avec la story au format PDF en pièce jointe à des utilisateurs SAC (utilisateurs bénéficiant d’un compte dans votre tenant SAC), mais également à des utilisateurs externes (ne bénéficiant pas d’un compte SAC dans votre tenant)
- Il est également possible de joindre à cette publication un lien direct vers la story/application
A quelle fréquence ?
Avec cette première version de la publication, vous pourrez combiner des fréquences :
- Horaires
- Journalières
- Hebdomadaires
Quel type de publications ?
- Avec l’utilisation des bookmarks, vous pouvez personnaliser vos envois par utilisateur
- Et vous pouvez aussi bien envoyer des stories basées sur des données Live que sur des données importées
Comme vous le voyez cette fonctionnalité ouvre de nouvelles perspectives, malheureusement comme pour le déconfinement, il faudra être dans un département « vert » pour en bénéficier.
En effet, seules les versions de SAC hébergées sur un tenant AWS pourront en bénéficier. Cela est dû à des contraintes techniques.
Pour savoir sur quel tenant, vous êtes hébergés, je vous invite à lire mon autre article: SAC, dans quel nuage suis-je ? ( https://www.bilinksolutions.com/blog-data-visualisation/sac-sap-analytic…el-nuage-suis-je/ )
Comme pour le déconfinement qui ne se fera qu’à une date précise, la publication ne sera disponible que dans la version 2020 Q2 de SAC (à l’heure où vous lirez ces lignes, vous devriez déjà en bénéficier, la version est déployée entre le 15 et 17 mai pour tous).
La politique de mise à jour de SAC a évolué en début d’année et propose désormais pour le grand public 4 mises à jour par an (je vous invite également à lire cet article pour en savoir plus : SAC : harmonisation des mises à jour. https://www.bilinksolutions.com/blog-data-visualisation/sac-sap-analytic…des-mises-a-jour/)
Comment utiliser les publications ?
- Par défaut la fonctionnalité ne sera pas activée. Pour ce faire, il faut se rendre dans l’administration
Et activer les 2 options dans l’onglet configuration système (il est possible d’autoriser ou non la publication en interne et/ou en externe)
Il faudra ensuite assigner le rôle pour les utilisateurs (ou mieux encore, en créer un nouveau rôle)
- Une fois le rôle mis en place, vous pouvez publier votre story/application.
Pour cela il vous suffit de la sélectionner (il n’est pas nécessaire de l’ouvrir) et ensuite de se rendre dans le menu partage puis de sélectionner « Planifier la publication »
Il faut ensuite remplir les différents items :
-
- Le nom est obligatoire ainsi que l’objet
- Vous pouvez ajouter une récurrence et un lien vers votre story/application
Les différentes récurrences possibles sont :
-
- Horaire
-
- Journalière
-
- Hebdomadaire
- Pour chacune vous pouvez préciser une fin de récurrence à une date donnée, après x occurrences ou aucune fin.
Vous accédez ensuite au détail de votre distribution, indiquer ici les destinataires internes et/ou externes. Vous pouvez également ajouter une ou plusieurs autres vues et personnaliser les invites si votre story/application en dispose. Vous pouvez aussi paramétrer la sortie PDF (toutes les pages, ajouter une annexe)
Votre publication récurrente est finie.
Comment suivre mes planifications ?
Pour cela rendez-vous dans votre agenda.
Vous verrez ici toutes vos publications et vous aurez la possibilité de les modifier/supprimer (une occurrence ou la série récurrente) et de suivre leurs exécutions
Aperçu de la réception
A l’heure/date prévue, vous recevrez par mail votre publication (à l’adresse mail indiquée pour les utilisateurs externes et à celle utilisée pour l’authentification pour les utilisateurs disposant d’un compte sur le tenant)
Un clic sur le bouton Open Story vous connecte directement sur votre story dans SAC
Restrictions
Comme je vous l’écrivais en introduction, comme pour le déconfinement, SAP a posé des restrictions à cette fonctionnalité. Ainsi, les publications sont limitées par :
- La nécessité d’être dans département vert, c’est-à-dire ici, dans un tenant hébergé sur AWS Cloud Foundry (le tenant ne doit pas non plus être hébergé en Chine chez Alibaba). Vous pouvez lire cet article pour identifier votre localisation et type de tenant ( https://www.bilinksolutions.com/blog-data-visualisation/sac-sap-analytic…el-nuage-suis-je/ )
- Par heure, vous ne pourrez publier que 5% de votre nombre de licences… exemple avec le tableau ci-dessous, si vous bénéficiez de 31 licences, vous ne pourrez publier que 31 x 5% = 2 (valeur à arrondir) publications par heure …
| Nombre de licences | Publications par heure | Soit par jour |
| 25 | 1 | 24 |
| 31 | 2 | 48 |
| 100 | 5 | 120 |
| 101 | 5 | 120 |
| 110 | 6 | 144 |
Quelques précisions sur ce tableau :
- 1 licence simultanée compte pour 1 licence
- 1 autre contrainte apparaît, si vous ne possédez pas à minima 25 licences, vous ne pourrez pas profiter de cette fonctionnalité…
Encore des restrictions :
- Vous ne pourrez envoyer une publication qu’à 3 utilisateurs externes … (illimité pour les utilisateurs déclarés dans SAC)
- La taille de la pièce jointe ne pourra pas dépasser 12 MB
Pourquoi toutes ces restrictions :
SAP considère que le nombre de publications disponibles par jour et dans un premier temps suffisant pour les utilisateurs. On comprend également l’impératif de préserver des ressources pour les utilisations standards et de ne pas faire de SAC un outil de diffusion en masse.
Et ensuite :
Dans sa roadmap, SAP ne prévoit pas d’augmenter le nombre de destinataires externes mais proposera pour les publications :
- Pour le troisième trimestre 2020 de :
- Configurer son propre serveur SMTP
- Personnaliser un template de mail
- Une signature électronique
- Pour les prochaines innovations (sans planification précise pour l’instant)
- Un gestionnaire d’administration des planifications
- Un export au format Power Point
- Du texte dynamique dans les mails
- Un formatage du texte
- Un envoi vers un serveur de fichiers
- Une récurrence mensuelle
- Une alerte sur les délivrances
- Une planification selon un calendrier personnel
La future direction prise pour cette fonctionnalité de planification n’est pas sans rappeler les options déjà disponibles sur la SAP BI Platform.
SAC ajoute une nouvelle corde à son arc et cette fonctionnalité était attendue par un grand nombre d’utilisateurs, à n’en pas douter, elle va permettre de démocratiser un peu plus son usage.
Vous pourrez trouver un résumé des nouvelles fonctionnalités disponibles au second trimestre 2020 ici (en anglais): https://www.sapanalytics.cloud/product_updates/release-q2-2020/
Nicolas Prioux
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