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Face à l’incapacité qu’ont certains ERP à générer automatiquement un FEC et ses spécificités, voici comment il est possible en utilisant les outils SAP d’extraire ce fichier conformément aux attentes du gouvernement.

Qu’est-ce que le FEC ?

Depuis 2014 le gouvernement français exige le Fichier des Ecritures Comptable (FEC) lors d’un contrôle fiscal d’une entreprise. Si celle-ci n’est pas en mesure de le remettre, alors elle s’expose à une amende de 5 000€ par année auditée, ainsi qu’au rejet de la comptabilité avec une majoration de 10% des droits mis à la charge du contribuable.

Mais alors qu’est-ce que le FEC ?

Le FEC est un fichier électronique contenant l’ensemble des opérations comptables d’une entreprise sur une année fiscale, ce document doit obligatoirement être composé des 18 champs suivants :

  1. Le code du Journal (JournalCode)
  2. Libellé du journal (JournalLib)
  3. Numéro d’écriture comptable (EcritureNum)
  4. Date de l’écriture comptable (EcritureDate)
  5. Numéro de compte (CompteNum)
  6. Libellé du Compte (CompteLib)
  7. Numéro du Compte Auxiliaire (CompAuxNum)
  8. Libellé du Compte Auxiliaire (CompAuxLib)
  9. Référence de la pièce justificative (PieceRef)
  10. Date de la pièce justificative (PieceDate)
  11. Libellé de l’écriture (EcritureLib)
  12. Montant Débit (Debit)
  13. Montant Crédit (Credit)
  14. Lettrage de l’écriture (EcritureLet)
  15. Date de lettrage (DateLet)
  16. Date de livraison (ValidDate)
  17. Montant en devise (Montantdevise)
  18. Identifiant de la devise (Idevise)

NB : Les champs doivent apparaître dans le fichier tel qu’ils sont écrits entre parenthèses ci-dessus.

Comment le générer ?

Il existe un outil intégré à SAP ECC permettant d’extraire des données appelé le DART (Data Retention Tool) qui peut être utilisé pour obtenir le FEC.

En pratique le DART peut rencontrer des problèmes pour extraire le FEC face aux points suivants :

  • Volumétrie très importante causant l’échec du programme
  • Données du FEC non stockées en base
  • Report à nouveau non généré à la même granularité que le FEC

Aussi appelé « Carry Forward », le report à nouveau est l’une des spécificités requises à la validation du FEC.Le report à nouveau d’une année fiscale est l’ensemble des écritures comptables non soldées des années passées.

Le DART ne pouvant pas être utilisé dans notre cas, le choix d’un modèle hybride reposant sur BW et HANA a été retenu :

  • BW pour sa capacité à récupérer les informations nécessaires à la confection du FEC grâce aux extracteurs standards
  • HANA pour sa puissance de calcul pouvant générer le report à nouveau

Dans la suite de cet article nous verrons la solution mise en place par Bilink chez un client pour qu’il soit en mesure de générer chaque année son FEC.

Solution

Bilink a su tirer parti des technologies mises à disposition par le client pour mettre en place une solution afin d’extraire le FEC.

 

Extraction des données sources

Pour produire le FEC nous devons nous baser sur la comptabilité statutaire, dont les données sont présentes dans SAP ECC. A l’aide de l‘extracteur standard « 3FI_GL_XX_SI » nous récupérons la totalité des données sur l’ensemble des années présentes dans SAP ECC au sein d’un Advanced DSO (aDSO) « General Ledger ».

 

Transformation des données

De là nous avons décidé de partitionner les données par année fiscale à l’aide de « Calculation Views » HANA pour générer ces fameuses lignes de report à nouveau. Le choix des vues calculées s’est fait pour leur simplicité d’utilisation ainsi que pour les performances apportées par les technologies HANA.

Les vues créées sont très simples, seulement une projection pointant vers le DSO principal, les filtres nécessaires (année fiscale, compte GL) et quelques colonnes calculées pour définir les valeurs par défaut à mettre sur les lignes du Report à Nouveau.

Deux vues peuvent faire l’affaire, une filtrant les lignes de report à nouveau et une autre vue pour les lignes comptables de l’année en cours.
Ces vues sont ensuite jointes et mappées sur un « Composite Provider ». Chaque année fiscale posséde un ADSO dédié.

Qlik ne peux pas exploiter les Composite Provider car il a besoin de lire des tables physiques. Nous chargeons un ADSO dédié pour chaque année fiscale. Qlik accédera alors à cet ADSO.

Visualisation et génération du FEC

Maintenant que nous avons nos objets contenant les lignes devant être présentes dans les FEC, il faut pouvoir être en mesure de les extraire.
Le problème majeur qui se présente est celui de la volumétrie des données à extraire : jusqu’à 20 millions de lignes par année (fichier .txt de ~3Go) !

Pour cette problématique QlikSense est un outil de choix pour sa capacité à traiter de grosses volumétries.
Dans notre cas QlikSense a joué le rôle d’extracteur ainsi que celui plus classique de tableau de bord.

Nous avons créé deux application. La première permet d’extraire les données sous forme de fichiers .txt et de recharger les QVD (fichiers propriétaires Qlik permettant de stocker les données extraites).
La deuxième application a pour rôle l’affichage des lignes dans un tableau de bord.
Celle-ci permet au chef comptable d’avoir une vision d’ensemble rapide des données présentes dans le FEC tout en vérifiant que les comptes soient à l’équilibre.

Voici un exemple d’une des pages de l’application « Tableau de Bord » (données floutées) :

Si votre FEC a un nombre de lignes très important (plusieurs millions de lignes), alors avoir une application permettant d’inspecter vos données devient primordial, car un simple tableur ne vous permettra pas de traiter la totalité du document. Par ailleurs vous pouvez vous assurer que le format de votre fichier est valide en le passant dans le programme gratuit du gouvernement (Lien : Info.gouv). Attention cette application ne vérifiera pas l’intégrité de vos données, mais permettra de valider la forme de votre fichier.

Conclusion

Pour une grande partie des entreprises il est aujourd’hui impossible de s’acquitter de la confection du FEC. Chaque cas étant différent il faut donc savoir quelle solution est la mieux adaptée aux différentes contraintes techniques.

Bilink peut vous accompagner dans cette démarche en étudiant les possibilités les plus adaptées à votre paysage système.

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Alexandre Chevé

Alexandre Chevé

Alexandre est un consultant junior spécialisé en Business Intelligence. Dynamique et rigoureux, il possède de solides connaissances sur la suite SAP BI ainsi que sur les outils SAP de visualisation.
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